“회의합시다”라는 말만 들으면 머리가 지끈거리고 “또 회의를 해?”, “도대체 일은 언제 하라는 거야!”, “답도 안 나오는 회의를 왜 하는 거야?”라는 말이 자신도 모르게 입 밖으로 나온다면 우리는 회의를 잘못하고 있는 것이다.
대기업에서는 회의를 하는 규칙을 만들고 준수하거나 능률적으로 회의할 수 있는 기법을 도입해서 목표를 달성하기도 한다.
회의를 하는 방법을 설명한 회의진행 방법론을 적용해 보는 것도 어느 정도는 도움이 된다. ‘어느 정도는’이라고 조건을 단 이유는 일반적인 회의진행 방법이 모든 회의에, 모든 회사에 적용하기 어렵기 때문이다.
회사마다 적합한 회의진행 방법을 도입하면 회의는 원활해질까? 방법을 바꾸면 회의의 효율성을 증대시킬 수 있다. 하지만 ‘방법’이 회의의 본질적인 문제를 해결하지는 못한다. 그렇다면 답을 내는 회의를 하려면 어떻게 해야 할까?
회의진행 방법이나 규칙을 바꿔도 회의에서 결론을 내지 못한다면 회의문화를 바꿔보자. ‘문화가 권력’이라는 말은 회의에서도 통한다. 일방적으로 정한 규칙보다 문화의 힘이 더 강력하다. 회의문화를 바꾸면 커뮤니케이션이 원활해지고 머리 아픈 회의에서 답을 내는 회의로 바뀐다.
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▲『회의를 하면 답을 내라』(미래와경영 刊. 정경수 著) (사진=(미래와경영 )
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'회의를 하면 답을 내라'의 저자 정경수 씨는 "회의를 많이 해서 망하는 게 아니라 결론이 없는 회의를 해서 망한다"라고 말한다. 회의 매뉴얼에 따라 회의 진행 방법을 개선하기보다 구조적인 결함, 즉 회의문화를 바꿔야 답을 내는 회의를 할 수 있다고 역설한다.
회의에서 답을 내려면 구성원들이 공감하는 회의, 자존감을 높이는 회의, 반대 의견을 자신 있게 꺼내놓는 회의를 해야 한다. 그러기 위해서 무엇보다 중요한 것은 ‘충분한 토론’이다. 갈등을 해결하고 올바른 결론을 내리기 위해서는 충분한 토론만큼 효과적인 것은 없다.
이 책은 6파트로 구성되었다. 1파트에서 ‘회의 참석자들이 만족하지 못하는 이유’를 시작으로 ‘답을 내는 회의’와 우리가 지금 하고 있는 회의가 어떻게 다른지 기술했다.
2파트와 3파트에서는 회의 효율을 높이기 위해서 무엇이 필요한지 설명했고 회의 만족도, 회의에 들어가는 비용을 계산해서 회의가 얼마나 중요한 시간인지 생각해 보는 내용을 담았다.
4파트와 5파트에서는 회의준비와 결론을 내는 데 꼭 필요한 듣기와 질문하기에 대해서 기술했다. 마지막으로 6파트에서는 회의에서 결론을 내고 행동계획을 세워서 실천해야 목표를 이룬다는 내용이 담겨있다.
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