앞으로는 행정문서들이 데이터 친화적으로 생산되어 국민들이 행정문서 내에 있는 데이터의 검색, 추출, 편집 등 데이터를 활용하는 것이 보다 쉬워질 것으로 기대된다.

기존의 행정문서 작성방식은 부처마다 조금씩 달라 데이터를 활용하기에 어려움이 있었으며, 제공되는 문서도 여러 곳에 분산되어 있어 원하는 문서를 찾는 데 불편함이 있었다.

그동안 정부는 행정문서 내의 데이터를 잘 활용할 수 있도록 관계부처 합동으로 행정문서 혁신 범부처 TF를 구성하고, 국민들이 많이 활용하는 5종의 국민공개문서와 기안문서, 메모보고 등 행정내부문서에 대해 문서혁신 작업을 추진해 왔다.

국민공개문서 분야의 경우, 국민의 데이터 수요가 높은 보도자료, 연구보고서, 공공서식,  채용공고문, 위원회결정문 등 5종을 대상으로 작성되는 항목을 표준화하고, 저장방식을 개방형 문서형식으로 전환하였으며, 만들어진 문서들은 통합·연계된 시스템을 통해 제공되도록 개편하였다.

행정안전부는 개편되는 공공서식 서비스를 11월 12일부터 시작하고 연구보고서, 보도자료, 채용공고문, 위원회결정문 등은 내년 상반기까지 단계적으로 대국민 서비스를 제공할 예정이다.

이번 행정문서 혁신을 통해 행정문서의 기계판독성이 개선되어 문서 내의 데이터를 쉽게 활용할 수 있게 되고, 행정문서도 단일화된 창구에서 제공받아 국민 편의성이 개선될 것으로 기대된다.

행정내부문서에 대해서도 문서 작성방식을 개방형 포맷으로 전환하고 문서정보에 키워드 등을 입력하도록 하는 한편, 내용중심으로 문서를 작성하도록 권고하는 등 데이터 친화적으로 개편한다.

이를 통해 정부 내부에서도 행정문서 내의 데이터의 축적 및 활용이 용이해지고, 형식 위주의 문서작성 관행 해소를 통한 업무효율도 개선될 것으로 예상된다.

행정문서 혁신 추진 결과에 대해, 전자문서 및 처리언어 국내전문위원회 대표위원인 서울시립대 이재호 교수는 “인공지능 기술의 비약적 발전·확산과 더불어 데이터와 지식의 중요성이 주목받는 즈음에 행정문서 혁신은 정부의 디지털화를 위한 도약에 기여할 것”라고 보았다.

문서관리 응용분야 국제표준 대표위원인 팬소프트 남동선 대표도 “데이터 분석에 필요한 데이터 추출 기술개발이나 데이터 처리 및 빅데이터 분석을 위한 시스템 개발이 가능해질 것”으로 평가하였다.

정부는 앞으로 국민공개문서는 개편대상을 지속적으로 발굴하여 개편하고, 행정내부문서에 대해서도 지방자치단체 등으로 혁신방안을 확산해 나가는 등 행정문서 혁신을 범정부 차원으로 확산해 나갈 예정이다.